所謂“九段秘書”是指秘書在安排一次工作會(huì)議時(shí)，要做到發(fā)通知、抓落實(shí)、重檢查、勤準(zhǔn)備、細(xì)準(zhǔn)備、作記錄、發(fā)記錄、定責(zé)任，最后將整個(gè)會(huì)議過程做成標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系。每段流程凸顯的價(jià)值不同，圓滿完成全部九個(gè)階段流程的秘書方可稱為“九段秘書”。

職業(yè)來源

2010年7月13日，武漢仲裁委金融仲裁院按照制定的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃如期安排了第三季度學(xué)習(xí)內(nèi)容，組織開展了“學(xué)習(xí)姜汝祥的《請給我結(jié)果》——爭創(chuàng)九段秘書水準(zhǔn)”專題讀書交流活動(dòng)。此次讀書交流活動(dòng)由金融仲裁院院長蘇勤同志主持，金融專業(yè)委員會(huì)主任、仲裁員張杰和金融仲裁院全體工作人員共同參與了學(xué)習(xí)探討。姜汝祥的《請給我結(jié)果》一書傳達(dá)的核心觀念是：完成任務(wù)≠結(jié)果，也就是“結(jié)果導(dǎo)向”。該書通過寓言、身邊的故事和生動(dòng)的企業(yè)案例，層層剖析告訴我們一個(gè)看似簡單但又意義深遠(yuǎn)的道理：不要只完成任務(wù)，重要的是要結(jié)果。其中，關(guān)于“九段秘書”的案例非常生動(dòng)詮釋了這一理念。所謂“九段秘書”是指秘書在安排一次工作會(huì)議時(shí)，要做到發(fā)通知、抓落實(shí)、重檢查、勤準(zhǔn)備、細(xì)準(zhǔn)備、作記錄、發(fā)記錄、定責(zé)任，最后將整個(gè)會(huì)議過程做成標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系。每段流程凸顯的價(jià)值不同，圓滿完成全部九個(gè)階段流程的秘書方可稱為“九段秘書”。

在交流會(huì)上，大家結(jié)合本部門和自身工作實(shí)際，以“確立‘結(jié)果導(dǎo)向’行為準(zhǔn)則和爭創(chuàng)九段秘書水準(zhǔn)”為主題，積極溝通交流讀書感想和心得。通過交流思想、碰撞智慧，增強(qiáng)了對結(jié)果導(dǎo)向的內(nèi)涵和重要性的認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變了舊的思維和觀念，激發(fā)了大家提高工作效能和爭做優(yōu)秀秘書的熱情。

王婷同志則認(rèn)為仲裁的效率理念要求秘書在辦案過程中應(yīng)追求快速而有力的執(zhí)行，不應(yīng)找借口把今天的工作堆積到明天去做，時(shí)刻記住“結(jié)果第一，理由第二”。

徐書華同志從仲裁秘書的工作職能出發(fā)，認(rèn)為仲裁秘書不僅負(fù)有仲裁案件程序管理和監(jiān)督執(zhí)行的職能，也肩負(fù)著機(jī)構(gòu)建設(shè)和仲裁事業(yè)發(fā)展的責(zé)任，仲裁事業(yè)的發(fā)展壯大需要打造一支優(yōu)秀的秘書隊(duì)伍，因此每一位秘書都應(yīng)當(dāng)以“九段秘書”的標(biāo)準(zhǔn)自我激勵(lì)，以最優(yōu)結(jié)果的實(shí)現(xiàn)來實(shí)踐自我價(jià)值。

具體差異示例

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?

通知到所有參會(huì)的人員，然后秘書自己也參加會(huì)議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。

一段秘書的做法:發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。

二段秘書的做法:抓落實(shí)——發(fā)通知之后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。

三段秘書的做法:重檢查一發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況「也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。

四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議，會(huì)場安排到哪，桌椅數(shù)量夠用嗎？需求音響的話，好用嗎？空調(diào)、白板、筆、本紙，我的準(zhǔn)備，在物品上，環(huán)境上，可以滿足開會(huì)的需求了嗎？

五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么?議題是什么?議程怎么安排，然后給與會(huì)者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考 - 領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提前的目的是讓參會(huì)者有備而來，以便大家開會(huì)時(shí)提高效率。

六段秘書的做法:做記錄一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄 - 在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份。

會(huì)議開完，就完了嗎？會(huì)議上大家討論的問題，做出的承諾，領(lǐng)導(dǎo)的安排，部門之間的配合，都有許多會(huì)議的成果，需要有人記錄下來。

七段秘書的做法:發(fā)記錄一會(huì)后整理好會(huì)議記錄 - 錄音給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。要求他們按照執(zhí)行。

八段秘書的做法:定責(zé)任一將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，以紀(jì)要為執(zhí)行文件，監(jiān)督，檢查執(zhí)行人的過程結(jié)果和最終結(jié)果，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。

九段秘書的做法:做流程一把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何上一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，復(fù)制優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！